Carolina Santos Pereira Leite
Advogada do Escritório Marcos Martins Advogados

O Brasil foi considerado em ranking internacional de 2017 (Doing Business, do Banco Mundial[1]) como uma jurisdição burocrática na facilidade de abertura de empresas, o que impacta a realização de negócios com estrangeiros. Infelizmente, nossa herança de colônia portuguesa, seguidora do sistema jurídico de direito civil, baseado em regras rígidas, não favorece a flexibilidade documental.O Decreto 8.660 de 29 de janeiro de 2016, que entrou em vigor em agosto de 2016, promulgou a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (“Convenção da Apostila da Haia”), assinada em 05 de outubro de 1961 na cidade da Haia, Países Baixos, oficializando, finalmente, depois de 50 (cinquenta) anos, a adesão do Brasil.

A Convenção da Apostila da Haia define as peculiaridades para que um documento expedido ou autenticado por autoridades públicas de um país signatário sejam certificados e tenham valor legal nos mais de cem outros países signatários do acordo.

A palavra Apostila, de origem francesa, com a grafia “Apostille” vem do verbo “Apostiller”, que tem o significado de anotação, ou seja, representa um registro, um “certificado,” que ao ser emitido autentica a origem do documento.

A Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH), organização intergovernamental de caráter global, desenvolveu um breve manual de aplicação que traz esclarecimento sobre a Apostila da Haia:

The Apostille Convention greatly simplifies the authentication of public documents to be used abroad. Where it applies, it abolishes the traditional and often lengthy and cumbersome legalization process, replacing it with a single formality: an authentication certificate issued by an authority designated by the State where the public document was executed. This certificate is called an Apostille.[2]

A Convenção da Apostila da Haia prevê uma “legalização única”[3] de documentos, com a emissão de uma “Apostila da Haia” por um cartório habilitado, que concede ao documento validade internacional para que o mesmo possa ser apresentado a qualquer um dos países signatários, sem a necessidade de legalização pelo Consulado Geral do país destinatário do uso do documento.

O apostilamento não exclui eventuais exigências adicionais que possam ser solicitadas por um determinado país, como a tradução do documento, assim, recomenda-se verificar com o destinatário do documento, a existência de condições complementares.

Após a entrada em vigor da Convenção da Apostila da Haia, foi publicada a resolução 228, de 22 de junho de 2016, pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), órgão responsável por normatizar e coordenar a aplicação da Convenção no Brasil.

O artigo 20 da resolução prescrevia que os documentos estrangeiros que haviam sidos apresentados às Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países que fazem parte da Convenção da Apostila da Haia, seriam aceitos somente até 14 de fevereiro de 2017, após a citada data todos os documentos precisariam do novo apostilamento.

Tal prazo foi motivo de grandes discussões, já que, empresas e pessoas físicas teriam que   resgatar os documentos antigos, não importando a data, e fazer com que os mesmos fossem apresentados no cartório para adoção do apostilamento no novo formato.

Contudo, o Centro de Estudos das Sociedades de Advogados (Cesa), tendo verificado a adversidade operacional que esta redação traria, ingressou com processo administrativo perante o CNJ requerendo a revogação do artigo, sob o fundamento de que a existência de um prazo limite poderia ferir o ato jurídico perfeito e a segurança jurídica, já que, tais documentos já haviam sido submetidos aos consulados anteriormente[4].

Ao analisar o processo administrativo, o Pleno do CNJ decidiu por revogar o artigo, mantendo a validade dos documentos estrangeiros já consularizados, anteriormente à aplicação da Convenção da Apostila da Haia no Brasil.

A Apostila deverá estar em conformidade com o modelo constante do Anexo I da Resolução tendo como requisitos: (i) forma de um quadrado com pelo menos 9 (nove) centímetros de lado; (ii) constar o brasão de Armas da República Federativa do Brasil e a logomarca do CNJ no cabeçalho; (iii) título em francês “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”; (iv)  campos fixos inscritos, redigidos em português, inglês e francês; (v)  campos fixos inscritos, redigidos em português, inglês e francês; e (vi) constar o nome do signatário do documento público ou, no caso de documentos não assinados, a indicação da autoridade que apôs o selo ou carimbo, juntamente com o cargo ou a função exercida e a instituição que representa.

O apostilamento é realizado pelo Sistema Eletrônico de Informações e Apostilamento (Sei Apostila) criado pelo CNJ, que possui um sistema único parta emissão de apostilas em território nacional, sendo que a sua emissão se dará por meio eletrônico através de certificado digital.

O signatário do documento, ou pessoa interessada, solicita a emissão da apostila pelo meio eletrônico, confirmando a autenticidade da assinatura, e será impresso em papel seguro disponibilizado pela Casa da Moeda do Brasil, com o carimbo e assinatura da autoridade competente, que no Brasil será realizado por Cartórios cadastrados pelo CNJ.

O novo procedimento oferece uma destinação mais produtiva e eficiente aos recursos públicos, já que o Ministério das relações exteriores realiza aproximadamente 1,5 milhão de legalizações de documentos ao ano, serviço esse que passou a não ser mais realizado por eles.[5]

O início da vigência da Convenção da Apostila da Haia no Brasil, trouxe diversos benefícios aos cidadãos e empresas brasileiras que trabalham com documentos internacionalmente, como diplomas, certidões de nascimento, casamento ou óbito, ou até mesmo registros comerciais e documentos emitidos por tribunais, agilizando o processo de validação, diminuindo os custos e tempo na tramitação.

O Marcos Martins Advogados, com sua equipe de advogados multidisciplinares, permanece à disposição para auxiliá-los na definição das melhores estratégias e regularização da situação documental de brasileiros e estrangeiros em geral. Caso tenham interesse em nossa participação para sua regularidade legal, pedimos que entrem em contato conosco.

[1] DOING BUSINESS. Grupo Banco Mundial. Brasil. Disponível em: <http://portugues.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/brazil>. Acesso em: 12 mar. 2018.
[2] HAGUE CONFERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW (HCCH). How to join and implement the Hague Apostille Convencion: Brief Implemention Guide – Conférence de la haye de droit international privê. 2011. Disponível em: <https://assets.hcch.net/docs/0cfe4ad6-402d-4a06-b472-43302b31e7d5.pdf>. Acesso em: 07 mar. 2018.
[3] CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Entra em vigor no Brasil a Convenção da Apostila da Haia. CNJ. Brasília, ago. 2016. Disponível em: <http://www.cnj.jus.br/noticias/cnj/83079-entra-em-vigor-no-brasil-a-convencao-da-apostila-da-haia>. Acesso: 07 mar. 2018.
[4] AGUIAR, Adriana. CNJ mantém validade de documentos estrangeiros. Valor Econômico. São Paulo, out. 2017. Legislação. Disponível em <http://www.valor.com.br/legislacao/5175408/cnj-mantem-validade-de-documentos-estrangeiros>. Acesso em: 07. mar. 2018.
[5] CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, op. cit.

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